1. Adaugi parteneri, funcție cu ajutorul căreia poți invita furnizorii și partenerii de business să își activeze contul de Partener în portal. Completezi câteva informații despre furnizor (email, CUI, departament), apoi selectezi workspace-ul din Apollo în care vrei să încarce documentele. Imediat, Partenerul va primi pe adresa de email indicată un link cu ajutorul căruia își va crea contul și va seta parola unică.
2. Vezi starea contului Partenerilor. Acesta poate fi Activ, Inactiv sau În așteptare, dacă Partenerul nu și-a activat contul încă.
3. Modifici sau Ștergi conturile Partenerilor.
4. Vezi documentele încărcate de Parteneri.
5. Vezi starea documentelor încărcate de Parteneri. Acestea pot fi:
- Încărcat. Documentul a fost urcat în portal.
- În procesare. Documentul a fost urcat și trimis spre procesare
- Solicită detalii. Documentul încărcat are nevoie de clarificări suplimentare, solicitate de platforma Apollo, în urma procesării inteligente a documentului.
- Înlocuire document. Documentul încărcat trebuie înlocuit, la solicitarea operatorului uman, în urma unor neconcordanțe depistate de Apollo în timpul procesării inteligente.
- Procesat. Documentul a fost procesat inteligent de Apollo și nu mai necesită nicio acțiune din partea Clientului.
6. Adaugi comentarii la documentele aflate în starea Solicită detalii, prin care ceri Partenerului informații suplimentare, în funcție de nevoile sau procedurile interne specifice.
7. Ai rapoarte privind numărul documentelor încărcate:
- per partener și în total,
- alocate pe fiecare dintre cele 5 stări și în total.
8. Notificările te țin la curent și pe tine și pe furnizor. În prima versiunea a portalului, lansată în septembrie 2023, și tu și furnizorul veți fi notificați in app și via email, atunci când:
- un document a fost încărcat, modificat sau șters,
- un comentariu a fost adăugat la un document,
- un document are nevoie să fie înlocuit sau lipsește.
În versiunea imediat următoare, vor fi disponibile notificări și rapoarte săptămânale și/sau lunare.
9. Securitatea & confidențialitatea datelor din documentele încărcate în portal este garantată de măsurile de securitate cibernetică pentru care acordăm o atenție deosebită.
Dezvoltarea SMART PORTAL, la fel ca și cea a Apollo, a fost realizată, în primul rând, cu respectarea principiului privacy by design. Ne conformăm dispozițiilor legale prevăzute de Regulamentul UE 2016/679 (GDPR), precum și de celelalte reglementări în vigoare, în domeniul protecției datelor cu caracter personal.
Toate datele stocate de SMART PORTAL sunt criptate folosind algoritmul Advanced Encryption Standard AES-256. Folosim o bibliotecă criptografică comună, Tink, care include modulul nostru validat FIPS 140-2, numit BoringCrypto, pentru a implementa criptarea în mod consecvent în componentele cloud ale SMART PORTAL. Fiecare document are un identificator unic. Limitarea de acces ajută la prevenirea accesului la date fără autorizare, întărind securitatea și confidențialitatea datelor prelucrate în portal.
În plus, suntem certificați ISO 27001, pentru Sistemul de Management al Securității Informației.
