Transport & Logistică

Înainte de pandemie, industria de Transport & Logistică era renumită pentru utilizarea pe scară largă a documentelor pe hârtie, însă adoptarea accelerată a tehnologiei cauzată de pandemie forțează în prezent furnizorii de logistică să elimine sistemele vechi și să integreze soluții digitale care eficientizează procesele mai mult ca niciodată.

Unul dintre clienții noștri, un expeditor de marfă FCL / LCL (Full Container Load / Less than Container Load), a decis să rezolve această problemă.

PROBLEMELE

1. Introducerea datelor

Angajații din departamentul operațional sau contabil, în funcție de disponibilitate, petreceau între 2 și 4 ore din programul zilnic de lucru pentru a colecta și verifica documentele, apoi introduceau datele în sistemul lor ERP. Este o durată foarte mare de timp!

În industria de Transport & Logistică, la fel ca în multe altele, documentele se primesc grupate - uneori, într-un astfel de lot există mai multe documente individuale, de diferite tipuri și categorii. Clientul nostru trebuia să le împartă manual în documente separate.

2. Timpul

Pentru expediere, documentele trebuiau grupate după specific, de exemplu House Bill of Lading sau Master Bill of Lading. De asemenea, clientul nostru trebuia să potrivească manual facturile furnizorilor cu comenzile clienților și așa mai departe.

Odată ce documentele erau grupate manual, datele trebuiau introduse în sisteme.

3 documente pe oră era viteza medie de procesare pe care o atingea clientul nostru, cu condiția să nu apară alte probleme specifice în timpul acestei procesări, caz în care viteza scădea și mai mult.

3. Erorile

Procesarea manuală a documentelor era nu doar consumatoare de timp, ci și extrem de  predispusă la erori umane. Mai mult, corectitudinea datelor era foarte importantă, deoarece datele introduse și salvate în sisteme precum CargoWise, un instrument special conceput pentru expeditorii de marfă, nu mai pot fi șterse.

ABORDAREA SMART. SMART TOUCH TECHNOLOGIES

Am asistat clientul în conceperea și proiectarea unui SmartFlow pentru întregul ciclu de viață al fiecărui tip de document și introducerea sa în fluxul actual de lucru. Apollo și-a dovedit, încă o dată, puterea, iar rezultatul a fost uimitor: eficiența a crescut de 8 ori.

Odată importate în platformă și folosind capabilitățile AI ale lui Apollo, documentele sunt acum împărțite și clasificate, fiind separate în entități individuale: facturi, BOL (Bill of Landing), POD (Proof Of Delivery), comenzi de transport de la clienți, contracte etc.

Ulterior, acestea sunt plasate în categoria lor corectă, pe baza regulilor stabilite de client.

Apollo permite acțiuni de tip Human-in-the-Loop, ceea ce înseamnă că operatorii umani pot valida acțiuni sau pot face ajustări în orice moment al procesului și ori de câte ori decide beneficiarul. De data aceasta, clientul a decis să introducă astfel de validări umane înainte ca documentele să fie procesate și grupate automat.

Datorită motorului său AI, Apollo poate extrage și digitiza date din orice sursă nestructurată, cum ar fi PDF, JPEG, PNG, XLS, DOCS și e-mailuri. Iar cu ajutorul Machine Learning, Apollo folosește aceste intervenții și corecții făcute de oameni pentru o mai bună antrenare a extractorului de date. Așa ajungem la o precizie de până la 99%.

Ulterior, datele sunt validate cu baza de date CargoWise, iar în pasul final, SmartFlow  încarcă în CargoWise toate datele extrase, prelucrate și validate, apoi stochează fișierele în format PDF.

BENEFICIILE

Cu ajutorul lui Apollo, clientul nostru din industria de Transport & Logistică a putut să își elibereze angajații de sarcinile manuale repetitive și demotivante. Această abordare le-a permis membrilor echipei să aducă valoare mai mare, oferindu-le șansa de a avea un impact mult mai mare asupra organizației.

Creșterea cifrei de afaceri este consecința imediat următoare implementării Apollo, deoarece echipa se poate concentra acum pe a genera vânzări suplimentare și a crește volumele transportate.

Scalarea afacerii nu a fost niciodată atât de ușoară – folosind procesarea inteligentă de documente, poate atrage și procesa mai mulți clienți fără a crește numărul de angajați.

În plus, clientul nostru nu mai trebuie să cheltuiască bani cu recrutarea, formarea sau retenția angajaților, și nici pentru a acoperi costurile generate de slaba calitate.