Financiar-Contabil
Documentele financiar-contabile conțin informația primară care stă la baza situațiilor financiare, reflectând imaginea fidelă a unei companii.
Aceste documente trebuie tratate cu foarte multă atenție și responsabilitate, pentru a putea oferi informații corecte și complete atât acționarilor, cât si altor părți interesate (creditori, investitori, bănci, instituțiile statului etc.).
Responsabilitatea departamentului Financiar-Contabil este complexă, deoarece constă în primirea și analizarea fiecărui document în parte, apoi prelucrarea și înregistrarea acestuia în conformitate cu reglementările contabile și fiscale in vigoare, dar și în funcție de specificul activității, cu respectarea politicilor specifice companiei beneficiare.
Să vedem cum ajută Apollo clienții din domeniul Financiar-Contabil.
PROBLEMELE
1. Introducerea datelor
Documentele financiar-contabile sunt de diferite tipuri. Acestea pot fi:
- facturi de achiziție bunuri sau servicii,
- facturi mijloace fixe,
- facturi simplificate,
- declarații vamale de import/export,
- chitanțe,
- deconturi cheltuieli,
- ordine de deplasare,
- comenzi,
- confirmări de comenzi,
- avize de expediție,
- bonuri fiscale,
- NIR-uri,
- bonuri de consum/predare/transfer,
- Procese Verbale,
- dispoziții de încasare/plată,
- extrase bancare,
- contracte și acte adiționale etc.
Toate ajung în departamentul Financiar-Contabil în diverse formate și pe diferite canale: scanate prin e-mail, prin poștă, livrate personal sau primite prin orice altă sursă electronică.
Primirea, verificarea, clasificarea și procesarea tuturor acestor documente necesită roluri cu normă întreagă într-o companie, ceea ce face ca introducerea datelor să fie unul dintre principalele puncte dificile pentru o companie din domeniul Financiar-Contabil.
2. Timpul
Fluxul complet și corect al unui document într-o companie depinde în mare măsură de cunoștințele despre afacere și de maturitatea personalului angajat să prelucreze acel document. De obicei sunt necesare între 6 și 12 luni pentru ca un coleg nou să fie pe deplin independent în rolul său. Pe lângă timp, noul angajat are nevoie și de sprijin necondiționat în activitatea de zi cu zi din partea colegilor sau a superiorului ierarhic, de verificări și corecții ulterioare.
Analiza documentelor înainte de înregistrarea lor finală implică o serie de filtre și pași de validare pentru a decide dacă documentul poate fi folosit ca dovadă legală a unei tranzacții.
Contabilitatea este guvernată în mare măsură de reglementări fiscale, iar acest lucru îi face pe contabili și mai atenți atunci când primesc, de exemplu, o simplă factură. Sunt corecte datele? Și ale furnizorului, dar și ale clientului? Furnizorul are cod de TVA valabil sau este cumva anulat? Este corectă valoarea TVA? Ignorarea unor astfel de validări poate duce la înregistrări greșite, deduceri fiscale necorespunzătoare și, în final, penalități pentru companie.
Înregistrarea unei facturi în ERP poate dura destul de mult, în funcție de tipul de achiziție. În cazul firmelor care lucrează cu stocuri (mărfuri, materii prime, consumabile), introducerea unei facturi impune ca articolele să existe deja în ERP, altfel încât acestea trebuie mai întâi create și abia după aceea se poate continua înregistrarea facturii.
Adevărul este că sarcinile repetitive precum cea de mai sus necesită timp, efort și demotivează angajații.
3. Erorile
Înregistrarea manuală, inclusiv validarea informațiilor obligatorii cuprinse în documentele financiar-contabile, poate genera nenumărate erori, mai ales în situația companiilor cu un flux mare de documente.
Mai mult decât atât, presiunea timpului și perioadele foarte strânse de raportare pot tenta angajații să valideze documentele prin sondaj sau chiar deloc. După cum puteți ghici, acest mod de lucru poate avea consecințe grave atât asupra raportării interne, cât și în raport cu autoritățile fiscale, care pot fi mult mai riguroase în sancțiuni decât managementul în sine.
Inutil să spunem ce se întâmplă atunci când cineva din departamentul Financiar-Contabil este bolnav sau decide să părăsească compania. Cine îi poate prelua imediat sarcinile?!
ABORDAREA SMART. SMART TOUCH TECHNOLOGIES
Atunci când utilizează Apollo și tehnologia sa AI, documentele clienților noștri sunt importate, verificate,împărțite, clasificate în entități individuale și plasate în categoria lor corectă, așa cum este stabilită de client, în conformitate cu regulile interne ale companiei.
Apollo nu este doar un OCR care citește documentele. Apollo înțelege datele din documente! De exemplu, poate interoga baza de date ERP și poate crea automat noi parteneri, articole și orice alte informații necesare, lucrând alături de contabili până când datele sunt înregistrate corect în ERP.
Și asta nu e tot! Știm cu toții că sortarea și arhivarea documentelor în contabilitate durează mai mult decât înregistrarea lor. Ei bine, Apollo arhivează digital documentele în timp ce le înregistrează! În timpul căutării, veți putea identifica documentele relevante, folosind mai multe criterii, inclusiv datele conținute în document, în câteva secunde.
Câte informații poate procesa Apollo? Oricâte!
Câte fluxuri poate automatiza Apollo pe baza proceselor de lucru manuale curente ale companiei? Din nou, oricâte.
BENEFICIILE
Procesarea documentelor Financiar-Contabile cu ajutorul tehnologiei AI și al Smart Flow-urilor facilitează și face posibilă verificarea și analizarea tuturor elementelor și calculelor din facturi și orice alt document financiar-contabil. În tot acest timp, clientul rămâne în deplin control al procesului, deoarece în arhitectura Smart Flow-urilor pot fi plasați oricât mai mulți pași de validare - Human in the Loop.
Activitățile repetitive și consumatoare de timp sunt preluate de Apollo și transformate în timp prețios pe care angajații îl pot investi în accesarea altor informații de calitate necesare desășurării activității lor la un nivel superior.
Preluarea documentelor din diverse surse informatice, analizarea și transmiterea lor către departamentele responsabile și/sau interesate se face în mod automat, în mai puțin de 1 minut, și cu o precizie de până la 99%.