Delegarea de Roluri & Niveluri de Acces către furnizori terți cu Multiuser/Multirole de la SMART PORTAL

Clientul din exemplul de astăzi, pe care îl vom numi Compania D, este o Firmă de Contabilitate care oferă clienților săi servicii Financiare și de Contabilitate. Compania dorește să externalizeze partea de procesare a documentelor finaniciar-contabile pentru doar 3 dintre clienții săi către un furnizor terț, numit SC WeLoveDinos SRL.

Clienții pentru care procesarea documentelor va fi externalizată către WeLoveDinos SRL sunt:

• SC Jurassic SRL,
• SC Mesozoic SRL,
• SC Cretaceous SRL.

Furnizorul terț, SC WeLoveDinos SRL, are 3 operatori: Miruna, Călin și Ramon, supervizorul lor.

Ce are nevoie Compania D:

1. să poată vizualiza statusul documentelor procesate de furnizorul terț WeLoveDinos SRL.

2. furnizorul terț NU trebuie să aibă acces la alte documente din portofoliul Companiei D în afară de cele pe care compania D dorește să le împărtășească cu acest furnizor.

3. Miruna trebuie să poată gestiona și procesa documente doar pentru SC Jurassic SRL.

4. Călin trebuie să poată gestiona și procesa documente doar pentru SC Mesozoic SRL și SC Cretaceous SRL.

5. Supervizorul lor, Ramon, trebuie să poată vizualiza și monitoriza statusul documentelor din toate cele 3 companii.

Pașii pe care Admin-ul Companiei D îi va parcurge pentru îndeplinirea cerințelor de mai sus sunt următorii:

• Login în SMART PORTAL și crearea a:

> 3 Useri: Miruna, Călin și Ramon;

> 3 Roluri (Drepturi de Acces): Jurassic, Mesozoic și Cretaceous.

• Atribuirea Rolului Jurassic Mirunei și Rolurilor Mesozoic și Cretaceous lui Călin.

Important! Fluxul de automatizare în platforma de Procesare Inteligentă a Documentelor se face pe Nivel de Acces, adică per grup de documente, nu per Utilizator.

• Crearea unei liste de Roluri care include Proiectele Jurassic, Mesozoic și Cretaceous și atribuirea acesteia lui Ramon, supervizorul celor 2 operatori.

În pasul următor,

• Miruna se va conecta la SMART PORTAL și va adăuga documente financiare în numele Jurassic SRL.
• Călin se va conecta la SMART PORTAL și va adăuga documente financiare în numele Mesozoic SRL și Cretaceous SRL. 

 Iată cum ajută Compania D funcționalitatea Multiuser/Multirole de la SMART PORTAL:

• Toate documentele încărcate de Miruna vor fi procesate automat de Apollo și exportate în format ERP.

• Toate documentele încărcate de Călin vor fi procesate automat de Apollo și exportate în format ERP.

• Ramon poate vedea toate documentele și statusurile pentru toate proiectele. 

• Admin-ul Companiei D vede documentele și progresul pentru toate documentele.

• Compania D poate gestiona alte documente și proiecte care nu sunt vizibile furnizorului terț WeLoveDinos SRL.

Hai să recapitulăm!

Capacitățile Multiuser/Multirole ale platformei SMART PORTAL s-au dovedit a fi un factor diferențiator esențial pentru Compania D, o firmă de contabilitate care a decis să externalizeze procesarea documentelor pentru o parte dintre clienții săi către un furnizor de servicii terț, SC WeLoveDinos SRL.

Prin configurarea unor Utilizatori și Roluri specifice în cadrul Portalului, Compania D a reușit să ofere acces și capacități precise de gestionare a documentelor operatorilor furnizorului și supervizorului lor, fiecare având niveluri de acces diferite și adaptate responsabilităților lor. Astfel, fiecare operator gestionează doar documentele care îi sunt atribuite, în timp ce supervizorul lor poate monitoriza statusul prelucrării tuturor documentelor.

Admin-ul Companiei D poate vizualiza toate documentele și starea lor de procesare, în timp ce furnizorul său de servicii poate vedea și procesa doar documentele care îi sunt atribuite.

SMART PORTAL a permis dezvoltarea un flux de lucru sigur și eficient între mai multe companii, ceea ce ilustrează succesul platformei în gestionarea scenariilor complexe care implică Roluri și Niveluri de Acces distincte. 

Vrei să îți demonstrăm cum funcționează? Ne poți contacta prin email sau completând acest formular.