Să aruncăm o privire asupra unui alt scenariu de utilizare a SMART PORTAL. În acest caz, îți arătăm cum funcționalitatea Multiuser/Multirole, care permite alocarea de Roluri și Niveluri de Acces specifice angajaților, ajută o companie din industria de Transport & Logistică ce folosește deja platforma noastră IDP pentru a-și optimiza eficiența și securitatea în managementul & procesarea documentelor.
O vom numi Compania B.
Compania B, un jucător de renume din industria de Transport & Logistică, are în prezent 3 proiecte de Procesare Inteligentă a Documentelor în desfășurare în Apollo, platforma noastră IDP:
➡️ în primul proiect sunt procesate inteligent documente însoțitoare ale transporturilor internaționale,
➡️ în al doilea proiect, documente însoțitoare ale transporturilor interne,
➡️ iar în al treilea proiect, Compania B a încredințat către Apollo procesarea de facturi și documente vamale.
Luna aceasta, Maria și Ștefan sunt cei doi operatori ai companiei B care gestionează toate cele trei proiecte. Cu toate acestea, atribuirea operatorilor se poate schimba în fiecare lună.
Compania B are nevoie ca Admin-ul său:
1. Să poată atribui și reatribui operatori pentru fiecare proiect în mod dinamic, fără a afecta fluxurile de Procesare Inteligentă a Documentelor.
2. Să poată atribui un operator pe mai multe proiecte în același timp.
3. Să aibă un Jurnal de Audit pentru activități, având în vedere că alocarea operatorilor este dinamică.
*Jurnalul de Audit este un raport de activitate la nivel de utilizator, care centralizează acțiunile desfășurate de fiecare operator pe un fișier.
Provocare acceptată! Pentru ca toate cerințele de mai sus ale Companiei B să devină realitate, primii pași pe care Admin-ul îi are de făcut sunt următorii:
- login în Apollo și crearea a 3 conturi de automatizare, câte unul pentru fiecare dintre cele 3 proiecte de mai sus.
- configurarea conturilor de automatizare și a conectorilor către softurile terțe, respectiv TMS și TMS.
- login în SMART PORTAL & crearea a:
> 2 Useri: Maria și Ștefan;
> 3 Roluri (Niveluri de Acces): Proiect 1, Proiect 2 și Proiect 3.
- Atribuirea Nivelului de Acces necesar Proiectului 1 către Maria și a Nivelurilor de Acces necesare Proiectului 2 și Proiectului 3 către Ștefan.
Atenție! Fluxul de automatizare în platforma de Procesare Inteligentă a Documentelor se face per Nivel de Acces, adică per categorie de documente, nu per User.
În pasul următor,
- Maria se va loga în SMART PORTAL și va adăuga documente însoțitoare ale transporturilor internaționale,
- Ștefan se va loga în SMART PORTAL și va adăuga documente însoțitoare ale transporturilor interne, dar și facturi și documente vamale.
Iată cum ajută Compania B funcționalitatea Multiuser/Multirole de la SMART PORTAL:
- Toate documentele încărcate de Maria vor fi procesate automat de Apollo, iar datele relevante vor fi trimise către TMS.
- Când Ștefan va încărca documentele în SMART PORTAL, el va putea alege proiectul de care aparțin documentele pe care le încarcă: Proiectul 2 sau Proiectul 3. Fiecare proiect are propriul Nivel de Acces.
- Toate documentele încărcate de Ștefan vor fi procesate automat de Apollo, iar datele relevante vor fi trimise către TMS sau ERP.
- Admin-ul poate Crea, Șterge, Atribui și Reatribui useri către proiecte, oricând.
- Admin-ul poate, de asemenea, să vadă documentele pentru toate proiectele, oricând.
Funcționalitatea Jurnal de Audit este disponibilă la cerere.
Hai să recapitulăm!
Funcționalitatea Multiuser/Multirole a lui SMART PORTAL îmbunătățește semnificativ eficiența și securitatea în gestionarea documentelor pentru Compania B, jucător de renume în Industria de Transport & Logistică.
Flexibilitatea acestei funcționalități permite alocarea dinamică a operatorilor, precum Maria și Ștefan, pe multiple proiecte de Procesare Inteligentă a Documentelor, asigurând un flux de lucru fără întreruperi și fără a perturba procesele aflate deja în desfășurare.
Administratorii pot gestiona cu ușurință Rolurile Userilor și Nivelurile de Acces, asigurându-se că documentele sunt gestionate și procesate în siguranță și fără erori. Această adaptabilitate nu doar că eficientizează operațiunile, dar și protejează împotriva breșelor de securitate. Astfel, gestionarea și procesarea documentelor este mai eficientă și mai sigură.
Vrei să îți demonstrăm cum funcționează? Ne poți contacta prin email sau completând acest formular.