Funcționalitatea Multiuser/Multirole a SMART PORTAL oferă beneficii substanțiale în ceea ce privește eficiența și securitatea în Managementul Documentelor.
Această caracteristică permite alocarea de Roluri și Niveluri de Acces specifice angajaților, garantând astfel că documentele sensibile sunt accesibile doar personalului autorizat. De asemenea, optimizează fluxul de procesare a documentelor și menține un control strict al accesului, reducând semnificativ riscul de breșe de securitate.
Să luăm, de exemplu, Compania Z. Aceasta are
➡️ 4 departamente: IT, Financiar, Auto și Juridic. Toate departamentele primesc diverse documente de la furnizorii lor. Documentele primite de departamentele Financiar și Auto sunt procesate automat de Apollo, platforma noastră de Intelligent Document Processing, cu ajutorul Inteligenței Artificiale. Documentele primite de departamentul Juridic, nu.
➡️ 4 angajați: Alex lucrează în departamentul IT, Rodica la Financiar, Mihai în Departamentul Auto, iar Cristian în departamentul Juridic și este, de asemenea, supervizor pentru Rodica și Mihai.
Solicitările companiei Z au fost următoarele:
1.
- documentele departamentului Financiar (facturi, bonuri fiscale etc) să fie procesate automat imediat ce sunt primite;
- datele extrase să fie transferate în ERP-ul companiei;
- doar Rodica și Cristian, supervizorul ei, să poată vedea, verifica, căuta și gestiona documentele departamentului Financiar.
2.
- documentele departamentului Auto să fie procesate automat imediat ce sunt primite;
- doar Mihai și Cristian, supervizorul său, să poată vedea, verifica, căuta și gestiona documentele departamentului Auto;
- datele extrase să fie transferate în ERP-ul companiei.
3.
- documentele departamentului Juridic nu vor fi procesate automat.
- Cristian trebuie să poată vedea documentele sale din departamentul Juridic, precum și activitatea și documentele Rodicăi și ale lui Mihai, deoarece el este supervizorul lor.
Iată cum vom îndeplini aceste solicitări:
În primul rând, Alex, în calitate de Admin, va seta Rolurile cu Niveluri de Acces. Pașii pe care îi va urma sunt:
- Login în Apollo și crearea a 2 conturi de automatizare: 1 pentru documentele departamentului Financiar și 1 pentru documentele departamentului Auto.
Atenție! Fluxul de automatizare în platforma de Procesare Inteligentă a Documentelor se face per Nivel de Acces, adică per categorie de documente, nu per User.
- Configurarea conturilor de automatizare și a conectorilor către ERP și TMS.
- Login în SMART PORTAL și crearea a 3 Niveluri de Acces (Financiar, Auto și Juridic) și 3 Useri (Rodica, Mihai și Cristian).
- Atribuirea:➡️ Nivelului de Acces Financiar pentru Rodica,
➡️ Nivelului de Acces Auto pentru Mihai,
➡️ Nivelurilor de Acces Financiar, Auto și Juridic pentru Cristian.
În al doilea rând, toți cei 3 utilizatori (Rodica, Mihai și Cristian) vor putea acum să se conecteze la SMART PORTAL și să Adauge sau să Creeze furnizori noi. De exemplu, Rodica va adăuga SC Banii_Vorbesc SRL, Mihai va adăuga Auto-Vehicul SRL și Cristian va adăuga SC Lege_și_Ordine SRL ca furnizori.
Te rugăm să reții că, în exemplul nostru, Alex lucrează în Departamentul IT și are rolul de ADMIN. Asta înseamnă că el creează utilizatorii pentru SMART PORTAL, atribuie fiecăruia niveluri de acces la o listă de documente, dar vede și toate documentele, pentru toți Userii și toate Nivelurile de Acces. În compania ta, Alex poate lucra tot în Departamentul IT sau poate avea un alt rol, poate chiar pe cel de CEO. Astfel, tu poți controla cine vede toate documentele primite de la furnizorii companiei tale.
Iată cum ajută funcționalitatea Multiuser/Multirole ale SMART PORTAL compania Z:
- Toate documentele încărcate de SC Banii_Vorbesc SRL vor fi primite de Compania Z și vor fi procesate automat de platforma noastră IDP folosind SmartFlow-ul de Contabilitate. Rodica va putea vedea și interveni asupra oricărui document.
- Toate documentele încărcate de SC Auto_Vehicul SRL vor fi primite de Compania Z și vor fi procesate automat de platforma noastră IDP folosind SmartFlow-ul pentru Cartea de Identitate a Vehiculului. Mihai va putea vedea și interveni asupra oricărui document.
- Cristian va putea vedea toate documentele de la SC Banii_Vorbesc SRL și SC Auto_Vehicul SRL și cum a decurs automatizarea. Pe lângă acestea, va primi toate documentele de la propriul său furnizor, SC Lege_și_Ordine SRL.
Hai să recapitulăm!
Funcționalitatea Multiuser/Multirole a lui SMART PORTAL oferă beneficii semnificative Companiei Z, îmbunătățindu-i atât eficiența, cât și securitatea în Managementul Documentelor.
Prin permiterea unor Roluri și Niveluri de Acces diferite pentru angajați, SMART PORTAL oferă Companiei Z avantajul de a avea documente sensibile accesibile doar personalului autorizat. De exemplu, în Compania Z, Rodica din departamentul Financiar și Mihai din departamentul Auto pot accesa doar documentele relevante pentru departamentele lor, în timp ce Cristian, ca supervizor și angajat al departamentului Juridic, are o perspectivă mai largă asupra tuturor departamentelor. Această configurare nu doar simplifică fluxul de lucru pentru procesarea documentelor, dar și menține un control strict al accesului, reducând riscul de breșe de securitate care implică date.
Mai mult, caracteristica de automatizare pentru documentele din Financiar și Auto, prin platforma IDP Apollo, facilitează procesarea rapidă și precisă, transferând datele direct în ERP-ul Companiei Z. Acest lucru economisește timp și minimizează riscul unor erori umane.
Capacitatea lui Cristian de a supraveghea toate activitățile și documentele îmbunătățește managementul și eficiența, în timp ce sunt îndeplinite nevoile tuturor departamentelor și sunt menținute, în același timp, standarde înalte de securitate.
Vrei să îți demonstrăm cum funcționează? Ne poți contacta prin email sau completând acest formular.