Dacă termenii procesare de documente vorbesc de la sine - transformarea conținutului dintr-un document în informații și apoi acțiuni, un lucru pe care companiile l-au făcut și îl fac de mult timp, termenul inteligent este cel care face diferența. Se referă la valorificarea noilor tehnologii precum Natural Language Processing (NLP)și Computer Vision (CV), toate conectate între ele cu ajutorul unor motoare de inteligență artificială pentru automatizarea procesării documentelor.
De ce avem nevoie de Procesare Inteligentă de Documente?
Un studiu de piață realizat de Levvel Research în 2019 a arătat că 57% din datele din facturi sunt introduse manual, în timp ce 49% din procesarea facturilor necesită între 2 și 3 aprobări. Corelând aceste cifre cu creșterea explozivă a documentelor ca purtătoare de informație și conținut digital, rezultă faptul că organizațiile petrec din ce în ce mai mult timp procesând manual un număr tot mai mare de documente. Și dacă ținem cont de faptul că statisticile de mai sus iau în considerare doar facturile, iar procesele și procedurile de plată sunt deja printre cele mai automatizate task-uri, realitatea devine și mai complicată.
Pentru alte tipuri de documente, precum Bill of Lading, declarații vamale, documente de transport și multe altele, procentul de automatizare este mult, mult mai mic.
Ce este Procesarea Inteligentă de Documente sau Intelligent Document Processing?
Intelligent Document Processing sau, pe scurt, IDP, transformă datele nestructurate și semi-structurate în datepe care computerul le poate înțelege și din care poate extrage informațiile relevante.
Soluțiile de procesare inteligentă de documente sunt deosebit de relevante pentru industriile care implică un volum mare de documente, cum ar fi transportul & logistica, retail-ul, sănătatea sau companiile financiar-contabile. De obicei, aceste industrii lucrează cu volume mari de date nestructurate cum ar fi facturi, chitanțe, bonuri, avize, comenzi, conosamente sau corespondență cu clienții.
Cum funcționează Procesarea Inteligentă de Documente?
Există mai multe etape pe care un document le parcurge atunci când este procesat cu un software de tipIntelligent Document Processing. De obicei, acestea sunt:
1. Captarea sau importul de date
Procesarea inteligentă de documente începe cu importul datelor din diverse surse, cum ar fi e-mailuri, drive-uri partajate (google drive, MS OneDrive, Dropbox etc), aplicații sau diverse API-uri. Când vine vorba desprecaptarea informațiilor din documentele pe suport de hârtie, inclusiv cele scrise de mână, tehnologia inteligentă de procesare a documentelor se integrează cu scanerele, pentru a accelera procesul de scanare.
2. Pre-procesarea
Precizia unui IDP este strâns corelată cu calitatea datelor introduse în sistem. Prin urmare, toate documentele importate trebuie să fie mai întâi „curățate și aranjate”. Acest lucru va fi realizat prin utilizarea algoritmilor de procesare a imaginii pentru reducerea zgomotului, declinarea imaginii, despeckle și corectarea deformării.
3. Clasificarea
Pentru ca un document să urmeze fluxul de lucru dorit în cadrul companiei, este foarte important să fie clasificat corect. Algoritmii de procesare a limbajului natural clasifică documentul în categorii specifice, pe baza unei analize a limbajului și a textului. Chiar dacă acești algoritmi de clasificare a textului sunt de obicei foarte preciși, soluțiile de procesare inteligentă de documente permit intervenția umană, prin procesul numit Human in the Loop. Un IDP bun va permite întotdeauna omului să intervină și să corecteze, în cazul în care clasificarea nu este făcută corespunzător.
4. Extragerea și înțelegerea
Piatra de temelie a procesării inteligente de documente, etapa de extracție a datelor, implică, așa cum îi spune și numele, extragerea informațiilor din documente. Modelele de inteligență artificială obțin informații specifice, cum ar fi date, nume sau cifre din documentele deja clasificate.
Există 2 tipuri de modele care alimentează software-ul IDP. Primul model, mai puțin precis dar mai ieftin, este cel generic, antrenat pe volume mari de date procesate. De obicei, soluțiile IDP au o bibliotecă de mai multe modele, pentru facturi, extrase de cont sau alte documente.
Al doilea model, extrem de precis, este modelul personalizat, antrenat special pe documentele companiei sau ale organizației, și care poate atinge o precizie de până la 99%.
Odată ce datele relevante sunt extrase din documente, urmează partea de înțelegere. În timpul acestei etape, procesarea inteligentă de documente poate înțelege sensul datelor extrase. Această înțelegere este specifică domeniului și poate îmbunătăți semnificativ informațiile care urmează să fie prelucrate, un aspect pe care orice client care utilizează o astfel de soluție ar trebui să îl discute de la bun început cu furnizorul de IDP.
5. Transformare și validare
După etapa de înțelegere, instrumentele IDP corectează, de obicei, greșelile comune de ortografie, apoi transformă și ajustează datele pentru a se potrivi cu formatarea standard. În această etapă, datele trec printr-o serie de verificări de validare automate sau manuale pentru a asigura acuratețea rezultatelor procesării. Când o validare eșuează, IDP va genera un task Human in the Loop pentru corectare manuală.
6. Integrare
În acest moment nu mai discutăm despre documente, ci despre date care sunt acum pregătite pentru a fi procesate de sistemele interne ale organizației. Cele mai multe dintre soluțiile IDP de pe piață se opresc aici, prin descărcarea tuturor informațiilor în fișiere Excel sau XML, și permițând angajatului să le importe manual în sistemele lor sau, dacă este necesară o automatizare, cu ajutorul unui robot RPA.
Cu toate acestea, soluțiile IDP smart de pe piață includ și interfața de integrare și conectorii necesari schimbului de date cu sistemele interne ale organizației, cum ar fi un ERP. Cele mai sofisticate vor oferi utilizatorului chiar și posibilitatea de a construi și mapa fluxurile de lucru interne în IDP și de a face integrarea cât mai fluidă posibil. Așa facem noi, la Smart Touch Technologies.
Apollo, platforma de procesare inteligentă de documente care deservește toate departamentele și care procesează în mod inteligent fluxuri multiple de diverse documente, este personalizabilă de utilizator și nu necesită cunoștințe IT. Apollo extrage, procesează, validează și schimbă automat date între mai multe organizații și sistemele lor, chiar dacă sunt diferite, eliberând angajații de sarcinile manuale, repetitive și demotivante, așa cum este ilustrat chiar aici:
Câteva aspecte de care e bine să ții cont când îți alegi soluția IDP
Înainte de a decide care este soluția de Intelligent Document Processing potrivită pentru compania ta, iată câțiva pași pe care ar trebui să îi iei în considerare:
- Identifică fluxurile de lucru și procesele pe care vrei ca IDP să le îmbunătățească.
- Realizează interviuri aprofundate cu stakeholderii companiei și cu consultanții externi pentru a evalua fezabilitatea unui program pilot de automatizare.
- Stabilește obiectivele de automatizare folosind criteriile SMART.
- Alege tehnologiile de automatizare adecvate în colaborare cu departamentul tău IT și/sau cu consultanți externi în automatizare.
- Nu complica lucrurile. Amintește-ți regula KISS – Keep It Stupid Simple.
După ce te-ai decis asupra soluției IDP care se potrivește nevoilor companiei tale, creionează un plan de implementare a automatizării pornind de la un Proof of Concept (POC) și continuă cu etapele de implementare a automatizării, metodele de analiză continuă a feedback-ului primit de la utilizatori, lansarea etapizată, graduală în alte departamente sau business unit-uri și, în cele din urmă, la nivel de companie.
