e-Factura – ce este, ce scop are și ce schimbări legislative presupune
Sistemul e-Factura, ce are ca obiectiv principal optimizarea colectării taxelor şi a impozitelor, în special TVA, este operațional în România încă din Iulie 2022, însă doar pentru facturile emise de companiile private în relațiile cu entitățile de stat, pentru cele aferente bunurilor cu risc fiscal și pentru agențiile de turism care emit facturi în baza tichetelor de vacanță.
Începând cu 01.01.2024, în cadrul relațiilor comerciale dintre B2B (Business to Business) și B2G (Business to Government), toți operatorii economici înregistrați în România vor trebui să transmită facturile în format XML prin intermediul Spațiului Privat Virtual.
Provocările contabililor în era e-Factura
Contabilii se confruntă cu o provocare semnificativă, pentru că începând cu data de 01.07.2024, pentru facturile primite, dreptul de deducere a TVA se va putea exercita doar în baza XML-urilor primite în contul SPV, acestea fiind noile documente justificative. Înregistrarea unei facturi care nu are corespondent în SPV se sancționează cu o amendă proporțională cu TVA înscrisă în factura respectivă.
De asemenea, și facturile emise reprezintă o provocare care vine la pachet cu un risc, pentru că Emitentul, de regulă, folosește un soft de facturare care permite transmiterea facturilor în format XML, iar contabilul nu știe dacă e-Facturile au fost transmise în termenul legal. În caz contrar, societatea poate fi sancționată cu amenzi cuprinse între 1.000 RON și 10.000 RON.
În tot acest context, sentimentul general este unul de teamă privind asumarea corectitudinii înregistrărilor în lipsa facturii fizice. Chiar dacă softurile de contabilitate au pregătit deja diverse soluții de integrare cu e-Factura, există reticență în rândul profesioniștilor contabili față de schimbarea radicală a modului de lucru, din cauză că limitează instrumentele de control și verificare cu ajutorul cărora facturile au fost procesate și înregistrate până acum de către contabili.
Responsabilități & riscuri
În lipsa unei soluții de automatizare și a tehnologiei, munca unui contabil devine o misiune dacă nu imposibilă, cu siguranță foarte riscantă, pentru că modul de lucru se va putea derula pe 2 scenarii:
- Fie contabilul înregistrează documentele primite fizic, pe baza unei relații de încredere cu clientul său și îl crede pe acesta pe cuvânt că are XML-uri pentru toate documentele.
- Fie utilizează integrările puse la dispoziție de softurile de contabilitate și înregistrează documente pe care nu le poate controla sau verifica.
Ambele situații sunt deosebit de riscante și total nerecomandate!
Potrivit art. 10 alin. (1), (4) și (4^1) din Legea 82/1991, răspunderea pentru organizarea și conducerea contabilității revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligația gestionării entității respective. Astfel, răspunderea pentru aplicarea necorespunzătoare a reglementărilor contabile revine directorului economic, contabilului-șef sau altei persoane împuternicite să îndeplinească această funcție, împreună cu personalul din subordine.
Conform Secțiunii A "Aspecte generale" alin. 5 din Ordinul 2634/2015, documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate.
Mai simplu spus, răspunderea pentru înregistrările contabile revine atât persoanelor care le-au înregistrat în contabilitate, cât și expertului contabil.
Cum gestionăm implementarea e-Facturii la Smart Touch
La Smart Touch, am pregătit și antrenat motorul de Inteligență Artificială pentru a facilita procesul de gestionare a e-Facturilor și pentru a depăși provocările actuale. Prin intermediul SMART PORTAL și Apollo, oferim un mod eficient de procesare a documentelor e-Factura, asigurând o înregistrare precisă și fără erori în contabilitate.
Pentru a ușura provocările cu care se confruntă atât cabinetele de contabilitate, cât și echipele din departamentele de achiziții, vânzări și financiar-contabilitate din cadrul companiilor, am conceput un mod de lucru extrem de simplu, în doar 4 pași.
Înainte de a ți-l descrie, e bine să știi că e-Facturile primite și emise vor putea fi gestionate direct din SMART PORTAL cu transmitere automată în Apollo pentru continuarea fluxului de înregistrare a facturilor mai departe în ERP sau alt software de contabilitate. Pentru gestionarea e-facturilor în SMART PORTAL este nevoie ca un reprezentant al societății să dețină un certificat digital acreditat, conform legii 455/2001 și să aibă acces în SPV.
Iată soluția prin care ne asigurăm că ambele entități, emitent și receptor, vor procesa corect documentele în contabilitate atât pe perioada tranzitorie, cât și după 01.07.2024:
1. Certificatul digital se înrolează în SMART PORTAL, iar în baza CIF-ului clientului/partenerului, se extrag cu recurență din SPV toate datele cu privire la facturile emise și primite pentru acel client/partener, respectiv fișierul XML și semnătura ANAF.
2. În continuarea fluxului, fișierul XML este transmis în mod automat către Apollo, platforma de procesare inteligentă a documentelor, și este transformat în PDF pentru consultarea vizuală a documentului.
3. Apollo procesează datele extrase din document, identifică articolele, redistribuie conturile din planul de conturi și apoi trimite datele direct în ERP sau în softul de contabilitate.
4. Odată finalizată procesarea documentului, PDF-ul obținut prin transformarea XML-ului va fi arhivat în SMART PORTAL, alături de XML și semnătura ANAF.
Atât de simplu, dar eficient!
În concluzie, SMART PORTAL și Apollo reprezintă alegerea eficientă și fiabilă în implementarea noului sistem, oferind procesare inteligentă, adică rapidă, lipsită de erori și fără complicații pentru documentele de tip e-Factura.
Programează un DEMO și îți vom arăta concret cum SMART PORTAL și Apollo simplifică și optimizează semnificativ procesele contabile în era e-Facturii.
