Procesarea inteligentă a bonurilor fiscale

În procesarea bonurilor fiscale pot apărea mai multe tipuri de provocări, printre care omiterea limitelor de valoare între 100 și 400 de euro, erori la introducerea manuală a datelor sau un volum mare de documente care au nevoie de procesare rapidă. De exemplu, deducerea TVA poate deveni o problemă majoră dacă, din viteză, este introdusă o singură cota de TVA când, de fapt, pe bon sunt mai multe cote.

Elena Negoiță-Mirea, CFO Smart Touch Technologies, este specialistul care a pus umărul la dezvoltarea fluxului financiar-contabil din platforma IDP Apollo. În opinia sa, soluția pentru a crește eficiența și acuratețea datelor procesate este automatizarea înregistrării bonurilor fiscale în contabilitate.

“Știm cu toții cum arată acele deconturi cu bonuri capsate unele lângă altele, și mai știm că soluțiile existente în acest moment pe piață sunt limitate din punct de vedere al tehnologiei de procesare a acestor tipuri de documente astfel grupate. Cu ajutorul fluxului de contabilitate din Apollo, procesarea documentelor multiple așezate în aceeași pagină nu mai este o problemă.”

În situația la care face referire Elena, aceea a mai multor bonuri scanate într-o singură imagine, rezolvarea vine de la funcția Crop Document disponibilă în platforma Apollo. Această funcție de tip Snip & Sketch, ne permite să decupăm, unul cate unul, bonurile fiscale scanate pe aceeași pagină. Crop Document este disponibilă pentru toate tipurile de documente, alături de funcția Split, despre care poți citi mai multe aici.

Apollo pune la dispoziție două fluxuri standard de procesare a bonurilor fiscale, dar acestea pot fi personalizate pentru a satisface în întregime regulile de business sau nevoile de procesare ale utilizatorului. Diferența între cele 2 fluxuri standard constă în prezența sau lipsa atenționărilor către client în cazul verificărilor de valoare.

Apollo poate face un număr nelimitat de verificări, în funcție de solicitările clientului. Printre verificările care fac parte din cele 2 fluxuri standard se numără:

• existența CIF-ului clientului pe bonul fiscal. Dacă nu, notifică utilizatorul.
• dacă documentul este bon sau factură simplificată.
• dacă este bon cu CIF client, este valoarea acestuia până în 100 euro? Daca această valoare este depășită, utilizatorul primește notificare pentru a i se reaminti că va trebui sa solicite factură fiscală dacă dorește să deducă TVA (fluxul cu notificări).
• dacă este factură simplificată, este valoarea acesteia până în 400 euro? Daca această valoare este depășită, utilizatorul primește notificare pentru a i se reaminti că va trebui sa solicite factură fiscală dacă dorește să deducă TVA (fluxul cu notificări).
• verificarea cotelor de TVA multiple și corelarea dintre articol și cota corespunzătoare, astfel încât total TVA sa fie corectă;
• dacă documentul are număr și dată.
• CIF-ul și numele furnizorului.
• metoda de plată.

Lista poate continua în funcție de orice alte informații relevante sunt necesare în procesare. Printre notificările pe care clientul pe primește, în urma regulilor setate, se numără Nu s-a regăsit CIF Client, Bonul are valoare mai mare de 100 euro sau Factura simplificată are valoare mai mare de 400 euro.

De exemplu, Apollo primește un fișier.pdf care conține 10 pagini scanate care conțin mai multe bonuri pe fiecare pagină. Platforma noastră identifică și separă cele aproximativ 70 de bonuri în 3 minute, după care toate intră în procesare în același timp.

Procesarea urmează fluxul standard cu verificări, iar utilizatorul este atenționat în funcție de orice informație considerată relevantă de acesta și care nu se regăsește în bon. Clientul analizează documentul și adnotează informațiile lipsă, dacă și acolo unde este cazul.

Următorul pas în flux este maparea articolelor pe conturi contabile. Cu ajutorul funcției Predictor, Apollo identifică articolele din nomenclator, le alocă pe conturi contabile, iar documentul este gata de scriere în ERP.

Astfel, cele 70 de bonuri se vor importa în contabilitate în funcție de regulile generale fiscal-contabile:

1. Bon cu CIF client și valoare sub 100 EUR – se înregistrează pe tip document “Bon de casa cu CUI” și se deduce TVA. Ajunge în jurnal de cumpărări și în declarațiile 300/394.

2. Bon cu CIF client și valoare peste 100 EUR - se înregistrează pe tip document “Bon de casa cu CUI” și NU se deduce TVA. Ajunge în jurnal de cumpărări și în declarațiile 300/394.

3. Bon fiscal fără CIF client, indiferent ce valoare – se înregistrează pe tip document “Neimpozabil”, nu se deduce TVA și nici nu ajunge în jurnalul de cumpărări, respectiv declarațiile 300/394.

4. Factură simplificată cu valoare de până la 400 EUR – se înregistrează pe tip document “Factura simplificată”, se deduce TVA și ajunge în jurnal de cumpărări și declarațiile 300/394.

“Vom continua să dezvoltăm fluxul de procesare a bonurilor fiscale, atât prin prisma feedback-ului pe care îl colectăm constant de la directori financiari, contabili sau operatorii firmelor de contabilitate, cât și prin adăugarea unor funcții suplimentare, care sporesc valoarea procesării, precum posibilitatea de a corela bonul fiscal cu factura sau identificarea rolului bonului fiscal, achiziție sau plată.”

Elena Negoiță-Mirea, CFO Smart Touch Technologies